گواهی امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی چیست؟ 3 گام تا اخذ گواهی امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی
گواهی امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی چیست؟ چطور گواهی امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی را اخذ و قراردادهای سازمان را امضا کنیم؟
روزی که رفتم چاپخانه و ۱۰۰۰ سربرگ A4 سفارش دادم، به تنها چیزی فکر می‌کردم این بود که چیزهایی را در سربرگها نزنم که بعداز این تغییر کند تا دوباره مجبور نشوم هزینه کنم، بنابراین آدرس را نزدم!
آن‌روز فکرش را نمی‌کردم که روزی برسد که این سربرگها به چرک‌نویسم در دوات تبدیل شود و ثبت درخواست در سامانه‌ای الکترونیکی، به صورت الزام‌آور درآید و نه کاغذ پذیرفته شود و نه امضا خیس و سنتی!
با من در دوات همراه شوید!
گواهی امضا الکترونیکی اشخاص حقوقی چیست؟
گواهی امضا الکترونیکی اشخاص حقوقی آن، تأیید بعد از احراز هویتی است که از مرجع دولتی صدور گواهی امضای الکترونیکی ریشه صادر می‌شود تا مدیران‌عامل و سایر دارندگان حق امضا، پرسنل، طرف‌های قرارداد و... بتوانند قراردادهای سازمان را امضا الکترونیکی مطمئن و از راه‌دور، به صورت کاملا آنلاین کنند.
امضای الکترونیکی مطمئن چیست؟
امضا الکترونیکی مطمئن که جایگزین امضا سنتی و خیس شده است، «به هر نوع داده‌ای گفته می‌شود که به شکل الکترونیکی ضمیمه یک سند شده و نشان‌دهنده‌ی تأیید و قبول مفاد سند، توسط مدیرعامل، صاحبان امضا مجاز در سازمان و طرف‌های مقابل است.»
۶ مزیت امضای الکترونیک اشخاص حقوقی
دلایل مهمی برای انتخاب امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی به جای امضای سنتی وجود دارد. برخی از آنها:
۱- راحتی
دیگر زمان حضور اجباری پرسنل، سهامداران، طرف قرارداد و حتی صاحبان امضا مجاز، برای امضا قراردادها گذشته است. با امضای الکترونیک اشخاص حقوقی دیگر نیازی به رفتوآمدهای غیر‌ضروری وجود ندارد. شما می‌توانید همانطور که در خانه، ایستگاه مترو و سفر خارجی هستید، قراردادها را با چند کلیک از طریق گوشی موبایل، امضا کنید.
۲- کم‌هزینه بودن
هزینه‌ای بالا‌تر از زمان و انرژی سازمان سراغ دارید؟
امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی برای شما زمان خریده و از اتلاف انرژی کارمندان جلوگیری می کند و آن زمان را صرف معاملات و ایجاد روابط جدید می‌کند!
وقت و انرژی سازمان شما طلاست!
کار امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی، تنها به سادگی و راحتی ختم نمی‌شود و مزایای کلیدی زیر را نیز دارد:
۳- افزایش سرعت و عدم وقفه درجریان قرارداد
هماهنگی برای تاریخ و ساعت حضور امضا‌کنندگان، رفت‌و‌برگشت قرارداد، معطل شدن قرارداد به دلیل عدم دسترسی به صاحبان امضا، زمان زیادی از شما خواهد گرفت ولی با امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی از ۱ تا ۱۰۰ قرارداد با چند کلیک و در کمتر از چند دقیقه امضا خواهد شد و دیگر قرارداد معطل نمی‌ماند!
۴- اطلاع شما از زمان دقیق امضا
شما در نرم‌افزار‌های ارائه‌دهنده امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی می‌توانید ببینید که قرارداد توسط چه کسانی امضا شده و در چه زمانی و همینطور ببینید قرارداد را هنوز چه کسانی امضا نکرده‌اند! برای آنها یادآور بفرستید یا شخصی را جایگزین آنها کنید!
در نسخه کامل دوات شما نه تنها برای امضا قرارداد قدرت پیگیری و ردیابی قرارداد را دارید، بلکه در قسمت تأیید قرارداد نیز می‌توانید واحد‌های تأیید‌کننده، نظیر واحد حقوقی یا واحد مالی را کنترل کنید و ببینید قرارداد در کجا معطل مانده و کدام شخص یا واحد، کار را به تأخیر می‌اندازد. اگر فراموش کرده به او یادآوری کنید، بیمار یا شلوغ است، شخص دیگری را جایگزین کنید و اگر زیر سرش بلند شده، دسترسی او را قطع کنید!
۵- حذف دستکاری و جعل در قراردادها
طرف مقابل بعد از امضا دستی شما در قرارداد تغییری را به نفع خویش می‌دهد. مثلا بند خسارت تأخیر را که پرداخت مبلغ ۵/۰۰۰/۰۰۰ تومان روزانه بوده به ۵۰/۰۰۰/۰۰۰ تومان روزانه تغییر می‌دهد. اثبات جعل در قرارداد نزد دادگاه نیز اصلا مشخص نیست و موفقیت شما بعید به نظر می‌رسد!
در مقابل، بعد از اینکه شما امضا الکترونیکی خویش را پای قرارداد زدید، دیگر ملائکه هم نمی‌توانند تغییری در آن بدهند!
۶- ذخیره‌سازی در فضایی امن
واو به واو قرارداد‌هایی که حاوی امضای الکترونیکی امن و مطمئن هستند، در محیطی با امنیت بسیار بالا ذخیره شده و در صورت نیاز شما در دسترس هستند!
امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی در نرم افزار جهانی Adobe Acrobat Reader نیز قابل مشاهده است. شما در این نرم‌افزار می‌توانید قرارداد را باز کرده و ملاحظه کنید چه کسانی با چه شماره ملی و در چه تاریخ و ساعتی قرارداد را امضا کرده‌اند!
اعتبار امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی
قانونی وجود دارد به نام قانون تجارت الکترونیکی مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ که سر‌منشأ اعتبار امضای الکترونیکی قانونی است. ترکیب بند(ک) ماده ۲، ماده ۱۰ و ۱۵ این قانون می‌گوید: امضای الکترونیکی مطمئن که مثل امضای در دفتر اسناد رسمی معتبر و غیر قابل انکار و تردید است، باید دارای چند شرط باشد.
شرایط ماد ۱۰ قانون تجارت الکترونیک :
- نسبت به امضاکننده منحصر به فرد باشد.
- هویت امضاکننده را معلوم کند.
- به وسیله امضاکننده و یا تحت اراده انحصاری وی صادر شده باشد.
- به نحوی به یک داده پیام متصل شود که هر تغییری در آن قابل تشخیص و کشف باشد.
امضای الکترونیک اشخاص حقوقی دوات با توجه به اینکه به مرکز دولتی صدور گواهی الکترونیکی ریشه متصل و منطبق است، تمامی شرایط ماده ۱۰ را داراست و اعتباری برابر با امضا در دفاتر اسناد رسمی دارد.
در دوات، امضای الکترونیک اشخاص حقوقی چگونه انجام می‌شود؟
استفاده از اپلیکیشن امضای مطمئن دوات برای امضای الکترونیک اشخاص حقوقی از دو راه زیر میسر است:
۱- شما کاربر دوات هستید و نرم‌افزار چرخه عمر قرارداد دوات را برای سیستماتیک کردن ۰ تا ۱۰۰ مراحل مدیریت قراردادهای سازمان خویش، خریداری کرده‌اید. خوب بسیار هم عالی! چون شما خیلی راحت می‌توانید از نرم‌افزار امضا الکترونیکی مطمئن دوات به عنوان یکی از مراحل یاد شده استفاده نمایید!
۲- شما کاربر دوات هستید و به هر دلیلی مثل اینکه، شرکت شما قرارداد‌هایی آماده دارد و تنها می‌خواهد از بخش امضا و نظارت(بایگانی، گزارش‌گیری، فیلتر قراردادهای خاص، یادآوری تاریخ‌های مهم، یادداشت رویدادهای مهم و... ) استفاده نماید و بنابراین فقط بخش امضا و نظارت بر اجرای قراردادها را خریداری نموده‌اید.
۳ گام تا اخذ گواهی امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی در دوات
شما که از دارندگان امضای مجاز شرکت هستید، در سفر تفریحی جزایر قناری به سر می برید و از طرفی پای امضا قراردادی مهم و حیاتی در میان است که به نظرتان لازم است شخص شما آن را مطالعه و بعد از تأیید مفاد آن، خودتان پای آن را امضا بزنید!
گام اول- دریافت پیامک حاوی لینک دوات
بعد از آماده شدن قرارداد جهت امضا، دوات یک پیامک حاوی لینک رسم امضا بر روی گوشی تلفن همراهتان ارسال می‌کند. با باز کردن لینک شما با صفحه خوش‌آب‌ورنگ زیر مواجه می‌شوید!
چون شما اولین بار است که در این شرکت امضا می‌زنید، باید امضا خود را، بر روی صفحه موبایل رسم کنید یا آن را به همراه مهر شرکت آپلود کنید و با تأیید اطلاعات به مرحله بعد می‌روید.
گام دوم- نصب اپلیکیشن امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی دوات
با توجه به نوع تلفن همراه شما که Android یا IOS است دوات شما را به نصب اپلیکیشن امضای دوات فرا می‌خواند.
گام سوم- احراز هویت دو مرحله‌ای
۱- احراز هویت با کنترل مشخصات سجلی و شماره موبایل
حالا نوبت آن رسیده که شما احراز هویت شوید. شما از طریق مرکز دولتی صدور گواهی ریشه، زیر ذره‌بین قرار بگیرید. برای شروع این مرحله مهم ابتدا با صفحه زیر مواجه می‌شوید. در این قسمت شما اطلاعات خواسته شده را وارد کرده و به مرحله بعدی می‌روید.
در مرحله بعد از شما دو نوع رمز خواسته می‌شود. رمز کاربری و رمز مدیریتی رمز کاربری، هنگام امضای قراردادها مورد استفاده قرار می‌گیرد و بعد از وارد کردن آن است که می‌توانید قرارداد را امضا کنید. این رمز بسیار مهم است و فقط شما باید آن را بدانید و خدا!
همچنین، این رمز بر روی secure element گوشی همراه شما ذخیره می‌شود.
چرا نباید این رمز فاش شود؟
چون اگر گوشی تلفن شما به دست کسی بیفتد و گوشی شما رمز نداشته باشد یا رمز آن باز باشد یا آن شخص، رمز‌‌های ورود به گوشی شما را داشته باشد و دست آخر رمز امضا شما را هم بداند کار تمام است و او می‌تواند به جای شما هر قراردادی را امضا بزند و هر تعهدی را بر شما بار کند!
بنابراین، این رمز را به هیچکس ندهید!
۲- احراز هویت از طریق ثبت چهره و صدا
قبل از این مرحله، صفحه درگاه بانکی را می‌بینید و در حال حاضر باید مبلغ ۲۷/۵۰۰ تومان به مرکز میانی صدور گواهی الکترونیکی بپردازید و بعد از آن وارد مرحله دوم احراز هویت می‌شوید.
در صورت تمایل و با شرایطی، می‌توانید پرداخت مبلغ را برای طرف مقابل قرارداد یا کارمندان خویش حذف کنید!
در اینجا باید دوربین موبایل خویش را آماده کنید و آماده ضبط وید‌ئو و صدا شوید! به شما جمله‌ای رندوم و کوتاه داده می‌شود تا آن را در فضایی آرام و دارای نور کافی و در حالی که صورت شما به صورت کامل جلوی دوربین قرار دارد، بخوانید و هویت شما توسط هوش مصنوعی و با استفاده از الگوریتم‌های پیچیده ریاضی و تطبیق چهره شما با عکس مندرج بر روی کارت ملی‌تان تأیید شود و در نهایت گواهی الکترونیک امضای الکترونیک برای شما صادر گردد.
پروسه‌ای که گفتم اعم از نصب اپلیکیشن، احراز هویت، پرداخت مبلغ ۲۷/۵۰۰ تومان تنها یک‌بار می‌بایست انجام شده و گواهی امضای الکترونیک اشخاص حقوقی و حقیقی صادر شده، تا یک‌سال دارای اعتبار است و شما می‌توانید از آن برای هر تعداد قراردادهای شرکت خویش استفاده کنید!
چگونه بر روی قراردادهای سازمان امضای الکترونیک خود را درج کنم؟
- شما با پیامکی حاوی لینک متوجه می‌شوید که قراردادی در شرکت، نیاز به امضا شما دارد. در لینکی که به شما داده می‌شود هم می‌توانید بندبند قرارداد را مطالعه کنید و بعد وارد اپلیکیشن امضا دوات که قبلا دانلود کرده‌اید، می‌شوید.
- سپس وارد بخش صف امضا می‌شوید. در این قسمت قراداد‌هایی که در انتظار امضا شماست را مشاهده می‌کنید.
حال قرارداد موردنظر را انتخاب نمایید و وارد فرایند امضا شوید.
- بعد از آن صفحه‌ای به شما نمایش داده می‌شود که در آن نام طرف قرارداد و موضوع قرارداد نشان داده می‌شود. با انتخاب گزینه بله وارد فرآیند امضا شوید.
- قرارداد برای شما نمایش داده می‌شود. شما در این قسمت نیز می‌توانید قرارداد را خود را مرور کنید تا دچار یک بله و هزار بلا نشوید!
- اگر مورد قبول شما بود تیک متن سند را خوانده‌ام، فهمیده‌ام و قبول دارم را بزنید و گزینه امضا را بزنید!
- در آخرین مرحله نیز می‌بایست رمز کاربری که گفتم مراقبش باشید را وارد کنید و تمام. قرارداد شما امضا شد!
حال می‌توانید تصویر امضا، نام و نام‌خانوداگی و کد‌ملی امضا‌کنندگان قرارداد را مشاهده کنید.
معرفی بهترین نرم‌افزار امضای الکترونیکی برای اشخاص حقوقی و شرکت‌ها
چرا دوات بهترین انتخاب برای امضای الکترونیکی اشخاص حقوقی است؟
دوات یک نرم‌افزار است که سازمان‌ها با کمک آن می‌توانند ۰ تا ۱۰۰ مراحل قراردادهای سازمان را مدیریت کنند. از ایجاد تا نظارت بر اجرا و خاتمه قرارداد!
شما در دوات،
نه‌تنها می‌توانید از بخش بارگذاری، قرارداد سازمان خویش را آپلود کرده و امضای الکترونیکی خود و دیگر صاحبان امضا مجاز را داشته باشید،
این امکان را نیز دارید که از دیگر بخش‌های نرم‌افزار مدیریت چرخه عمر قرارداد دوات که به شما این امکان را می‌دهد که برای انواع قراردادهای سازمان سیستم مدیریت گردش‌کار قرارداد بچینید، برای بررسی و تأیید به واحد‌های دخیل در قرارداد ارسال کنید و بعد، امضای الکترونیکی خویش را بر قرارداد بزنید و سپس قرارداد را در فضایی امن ذخیره کنید و بر اجرای قرارداد نظارتی کامل داشته باشید، بهره ببرید!
حالا اگر شما هم احساس می‌کنید،
به ابزاری کارآمد برای امضا آنلاین قراردادها و یا مدیریت کامل قراردادهای سازمانی خویش نیاز دارید که با آن بتوانید ریسک قراردادهای سازمانی را کاهش داده و استراتژی‌های خویش را سریع‌تر پیاده کنید، ۱۵ روز استفاده از دمو دوات واستفاده از تمامی امکانات آن را از دست ندهید!
این فرصت بی‌نظیر برای شماست!
درخواست مشاوره و نیازسنجی بدهید
نویسنده: زهرا قربانی، وکیل پایه‌یک دادگستری و از مدیران‌ارشد دوات
دوات یک شرکت حقوقی نیست و این مطلب مشاوره حقوقی دوات نمی‌باشد. برای ارزیابی دقت، کفایت یا قابلیت اطمینان از قوانین مذکور، ایده‌ها و راهنمایی‌های درج‌شده در اینجا و یا کاربرد این مطالب برای کسب‌وکار شما، باید با یک وکیل دادگستری مشورت کنید. استفاده از و دسترسی به هر یک از منابع موجود در سایت دوات رابطه وکیل و موکل بین کاربر و دوات ایجاد نمی‌کند.
سوالات متداول
در حال حاضر در کشور ایران این دو اصطلاح به جای یکدیگر به کار می‌رود و منظور از آنها امضایی است که از پشتوانه قانونی برخوردار است و شخص امضاکننده دیگر نمی‌تواند منکر آن شود، چرا که در حکم سند رسمی است و دارای اعتبار امضا نزد محاکم و سایر مراجع است. امضا الکترونیکی دوات همان امضایی است که دارای بالاترین میزان اعتبار در کشور است.
۲- آیا می‌توان در قراردادهای پرسنلی برای حذف رفتوآمدهای غیر ضروری از امضا الکترونیکی دوات استفاده کرد؟
بله- در نرم‌افزار مدیریت قراردادهای پرسنلی دوات شما می‌توانید تعداد زیادی قرارداد را برای امضا به مدیرعامل و پرسنل ارسال کنید و دیگر هیچ نیازی به حضور پرسنل و اتلاف واحد مدیرعامل، منابع انسانی و پرسنل نیست. امضا الکترونیکی مطمئن دوات مورد قبول تمام مراجع قانونی از جمله اداره کار است.
۳- در صورتی که برخی از امضا‌کنندگان نخواهند از امضا الکترونیکی نرم افزار دوات استفاده کنند، می توان از همان امضا سنتی و خیس در دوات بهره برد؟
بله- در دوات علاوه بر گزینه ارسال قرارداد برای امضا الکترونیکی اشخاص وجود دارد، می توان از گزینه امضا به صورت حضوری انجام شد نیز استفاده کرد.
