مدیریت فرایند قرارداد چیست؟ 0 تا 100 آموزش مدیریت فرآیند قرارداد
مدیریت ۰ تا ۱۰۰ فرایند قرارداد از چیدن گردش‌کار مخصوص قرارداد تا تأیید، از امضای الکترونیکی مطمئن تا بایگانی و نظارت بر اجرای قرارداد!
تا به حال چند قرارداد در سازمان شما بدون انجام تعهدات، بلاتکلیف رها شده است؟ چند قرارداد سازمان را ناگزیر به طرح دعوا علیه طرف مقابل کرده یا بالعکس طرف مقابل شما را به دادگاه کشانیده است؟ چقدر پول بابت هزینه‌های دادرسی مثل حق‌الوکاله یا هزینه کارشناسی از جیب سازمان بر‌باد‌رفته است؟
روابط سازمان با افراد مختلف، شرکت‌ها و سازمان‌ها و تعهدات آنها در مقابل یکدیگر درون قراردادها تعریف و مشخص می‌شوند. بنابراین مدیریت فرایند قراردادها بی‌شک بر شرایط قرارداد، پیشگیری از اختلافات احتمالی تأثیر گذاشته و انجام تعهدات طرفین قرارداد را نیز تا حد زیادی تضمین می‌کند. مدیریت فرایند قراردادها آن‌قدر مهم است که گاهی با نگاه به نحوه مدیریت فرایند قراردادها در یک سازمان، بدون نیاز به بررسی سایر شرایط، می‌توان میزان نظم و سر‌و‌سامان داشتن یا نداشتن آن را حدس زد و تا حد زیادی آینده‌ی آن سازمان را پیش‌بینی کرد!
با نرم افزار مدیریت قرارداد «دوات» همراه باشید.
مدیریت فرایند قراردادها چیست؟
کنترل و هدایت جریان قراردادهای سازمان!
کنترل به این معنا که، شما به عنوان مدیرعامل می‌توانید از هر مکان و در هر زمانی قراردادهای سازمان را رصد کنید که چه بر آن می‌گذرد!
مثلا قرارداد صادرات محصولات با کشور عمان را واحد حقوقی آماده کرد؟
چرا هنوز قرارداد حفظ محرمانگی را طرف مقابل امضا نکرده است؟
مدیر‌مالی در مورد قرارداد خرید چه کامنتی داده و آیا با واحد قراردادها به توافق رسیدند و قرارداد تأیید شد؟
هدایت به این معنا که،
اگر مدیر‌حقوقی در سفر است یا بیمار، کار او به فرد دیگری در آن واحد واگذار شود!
اگر طرف مقابل برای امضا قرارداد مردد است، شاید باید از خیر قرارداد با او گذشت!
اگر مدیر‌مالی سرش شلوغ است برای او یادآور بفرستم!
و در تمام مراحل قرارداد تا زمان خاتمه این کنترل و نظارت همراه و یار شما باشد.
بخش‌های مختلف مدیریت فرایندهای قرارداد
در دنیای امروز مدیریت فرایند قرارداد به وسیله نرم افزارهای مخصوص انجام می‌شود و نیروی انسانی نقشی بسیار کمرنگ‌تر نسبت به زمان غرب‌وحشی دارد!
بنابراین به‌طور خلاصه به بخش‌های مختلف یک نرم افزار استاندارد مدیریت قراردادها می‌پردازم و به برخی امکاناتی که باید داشته باشد، اشاره‌ای کوتاه می‌کنم!
- داشبورد
در قسمت داشبورد، ادمین سیستم که معمولا مدیرعامل است، باید بتواند تمام قراردادها را در یک نگاه مشاهده کند. قراردادهای اجاع شده، در انتظار تأیید و در انتظار امضا او!
همچنین قراردادهای در انتظار جمع آوری امضا دیگر صاحبان‌امضا، در انتظار آرشیو، تکمیل‌شده و...
در یک کلام تمام اطلاعات راجع به قراردادها!
اما با‌توجه به حساسیت اطلاعات قراردادها و مسائلی چون ترس از جعل در آنها، سایر کاربران با توجه به نقشی که توسط ادمین به آنها داده شده و تا میزان دسترسی تعیین شده به قراردادها دسترسی داشته باشند. مثلا واحد فروش فقط به قراردادهای فروش و واحد منابع انسانی فقط به قراردادهای پرسنلی!
- بایگانی
در قسمت بایگانی قرارداد باید لیست کامل قراردادهای آرشیو شده وجود داشته باشد! در این قسمت باید بتوان تاریخ‌های مهم را که نیاز به یادآوری دارند را با نرم افزار فرایند قراردادها در میان بگذاریم و او چند روز در زمان نزدیک شدن به آن موعد، از طریق خود اپلیکیشن، اس‌ام‌اس یا ایمیل به شما این تاریخ‌ها را یادآوری کند.
همیچنین شما در این قسمت باید بتوانید از تمام قراردادها یا بخشی از آنها، با هر فیلتری که در نظر دارید گزارش بگیرید، ضمائم قرارداد را بارگذاری کنید و هر نکته‌ای که لازم بود یادداشت کنید. مثلا: فاز اول قرارداد در تاریخ...انجام شد.
- طراحی تمپلیت
در این قسمت شرکت‌ها برای انواع قراردادهای سازمان خویش سیستم مدیریت گردش‌کار قرارداد و مخصوص می‌چینند. مثلا در تمپلیت قرارداد خرید مواد‌‌اولیه کارخانه، به چه سؤالاتی پاسخ داده شود، چه کسانی قرارداد را تأیید و امضا کنند و به چه ترتیبی؟ چه برچسب‌هایی داشته باشد؟ مثلا اگر کمتر از ۱۰۰ میلیون تومان بود توسط یک نفر در واحد حقوقی و یک نفر در واحد مالی تأیید گردد و اگر کالایی با مشخصاتی ویژه بود به واحد فنی هم برای تأیید ارسال شود. برای امضا هم به همین ترتیب می‌توان برای هر تعداد قرارداد، گردش‌کارهای متفاوت چید و نرم افزار مدیریت فرایند قرارداد هم بر همان اساس، قراردادها را در سازمان به جریان می‌اندازد.
۰ تا ۱۰۰ آموزش مدیریت فرایند قرارداد و مهمترین مراحل آن
در عالم واقع فرایند قرارداد دارای چند مرحله است. حالا که نه، حدود ۵۰ سال پیش، افرادی خوش‌فکر متوجه شدند که نیروی انسانی نمی‌تواند ابزار مناسبی برای مدیریت قراردادها باشد.
بنابراین نرم افزار مدیریت چرخه حیات قراردادها را پایه‌گذاری کردند که علاوه بر افزایش سرعت، دقت، راحتی، کار‌های تکراری را هم حذف کرد و روز‌به‌روز از نقش نیروی انسانی کاست و امروز ۰ تا ۱۰۰ مدیریت فرایند قراردادها را به بهترین شکل انجام می‌دهد.
۱- مرحله ساخت
پاسخ به سؤالات پیش‌فرض و پرسش‌هایی که سازمان‌ها با توجه به نیاز خود و نوع قرارداد در نرم‌افزار ایجاد می‌کنند در این مرحله انجام می‌شود. همچنین تعریف برچسب، که در بخش طراحی تمپیلت توضیح دادم، نیز همین‌جاست.
۲- مرحله بازبینی و تأیید قرارداد
در این مرحله مطابق با سیستم مدیریت گردش‌کار قرارداد و تملپیت موردنظر که قبلا برای قرارداد چیده‌ایم، تأیید‌کنندگان قرارداد را مشاهده می‌کنید.
در نرم افزار مدیریت قرارداد باید پس از هر مرحله تغییرات، نسخه‌ای جدید ایجاد شود. چرا؟ چون شما به عنوان مدیرعامل نسخه‌ای را امضا نکنید که واحد حقوقی و مدیر‌مالی مورد اعتماد‌تان آن را تأیید کرده‌اند. اگر نسخه ۳ در سازمان شما نسخه‌ای است که بعد از رفت‌و‌برگشت با طرف مقابل تأییدیه گرفته، در زمان امضا همان نسخه را امضا کنید و حتی نقطه‌ای در آن، دستخوش تغییر نشود.
بعد از این مراحل نیز، طبق نوبت و برچسب‌هایی که در طراحی تمپلیت چیده شده است، قرارداد در واحدهای مختلف به صورت خودکار به گردش درآید و تأییدیه بگیرد و بعد از تبدیل به فایل پی‌دی‌اف، به دلیل افزایش امنیت، به مرحله امضا وارد شود.
۳- مرحله امضا الکترونیکی امن و مطمئن
باز هم بر طبق تمپلیت از پیش آماده شما که آن هم مطابق آگهی آخرین تغییرات، صاحبان‌امضا‌مجاز برای قراردادهای مختلف تعیین شده‌اند، در این قسمت کاربران امضاکننده را مشاهده می‌کنید.
در این مرحله قرارداد مورد‌‌تأیید، به صاحبان‌امضا‌مجاز سازمان و طرف مقابل بر روی تلفن همراه ایشان ارسال می‌شود و آنها با استفاده از گواهی الکترونیکی و احراز هویتی که قبلا مرکز دولتی صدور گواهی ریشه، زحمت آن را کشیده، می‌توانند قرارداد را مطالعه کنند و امضا الکترونیکی مطمئن خویش را بر آن بزنند.
۴- بایگانی قرارداد
در این قسمت قراردادها در فضایی امن و مطمئن و البته متمرکز ذخیره می‌گردند. ضمائم مرتبط، توضیحات لازم و هرچه مربوط به آن‌هاست در اینجاست که ثبت و ضبط می‌گردد.
همچنین سوالاتی برای آرشیو از شما پرسیده می شود که بر اساس پاسخ شما به آنها بعدا می‌توان از هر قسمتی که مدنظر شماست با فیلتر کردن گزارشی کامل و جامع گرفت، تاریخ‌های مهم به شما یادآوری شود و...
این قسمت هم که نشان می‌دهد، فعالیت‌های راجع به هر قرارداد زیر سر چه کسانی بوده است!
معرفی بهترین نرم افزار مدیریت فرایندهای قراردادها «دوات»
چرا دوات بهترین انتخاب برای مدیریت فرایند قراردادهای سازمان شماست؟
دوات یک نرم افزار است که سازمان‌ها با کمک آن می‌توانند ۰ تا ۱۰۰ مراحل قراردادهای سازمان را مدیریت کنند. شما در دوات،
می‌توانید تمام مراحل قرارداد را از ایجاد آن تا خاتمه مدیریت کنید. برای انواع قراردادهای سازمان سیستم مدیریت گردش‌کار مخصوص بچینید، برای بررسی و تأیید به واحدهای دخیل در قرارداد ارسالش کنید و بعد، امضا الکترونیکی مطمئن بزنید و سپس قرارداد را در فضایی امن ذخیره کنید و بر اجرای قرارداد نظارتی کامل داشته باشید و حتی با فیلتر کردن کلمات مدنظر از هر قسمتی از قراردادها گزارش‌گیری کرده و تحلیلی دقیق از وضعیت سازمان خویش داشته باشید!
حالا اگر شما هم احساس می‌کنید،
به ابزاری کارآمد برای مدیریت تمام مراحل قراردادی سازمان نیاز دارید که در نهایت با آن بتوانید به کاهش ریسک قراردادهای سازمانی کمک کرده و استراتژی‌های خویش را سریع‌تر پیاده کنید، ۱۵ روز استفاده از دمو دوات و استفاده از تمامی امکانات آن را از دست ندهید!
این فرصت بی‌نظیر برای شماست!
نویسنده: زهرا قربانی، وکیل پایه‌یک دادگستری و از مدیران‌ارشد دوات
دوات یک شرکت حقوقی نیست و این مطلب مشاوره حقوقی دوات نمی‌باشد. برای ارزیابی دقت، کفایت یا قابلیت اطمینان از قوانین مذکور، ایده‌ها و راهنمایی‌های درج‌شده در اینجا و یا کاربرد این مطالب برای کسب‌وکار شما، باید با یک وکیل دادگستری مشورت کنید. استفاده از و دسترسی به هر یک از منابع موجود در سایت دوات رابطه وکیل و موکل بین کاربر و دوات ایجاد نمی‌کند.
سوالات متداول
۱- آیا طراحی تمپلیت و تغییر در آنها چه قبل از استفاده از تمپلیت چه در وسط جریان یک قرارداد نیاز به کد‌نویسی و تیم آی‌تی دارد؟
خیر- دوات بدون‌کد است و هر شخصی بدون نیاز به معلوماتی ویژه هم می‌تواند به راحتی با آن کار کند، تمپلیت بچیند، در آن تغییرات بدهد و...
۲- آیا می‌توان در دوات یک تمپلیت عمومی و استاندارد برای قراردادهای معمولی و روزانه هم داشت؟
بله. شما می‌توانید یک تمپلیت عمومی داشته باشید و برای قراردادهایی که جریانی معمولی و یکسان دارند استفاده کنید. مثلا یک تأیید‌کننده در واحد حقوقی و یکی در واحد مالی و یک امضا توسط مدیرعامل!
۳- در دوات چگونه کاربران مختلف عضو شرکت ما می‌شوند و نقش‌های آنها مشخص می‌شود؟
اولین کاری که باید انجام دهید تعیین کاربران و گروه‌هاست. شما در دوات می‌توانید با توجه به واحدهای دخیل در قراردادها، گروه‌های مختلف داشته باشید. گروه حقوقی، گروه مالی، تیم فروش، تیم منابع انسانی و...
در دوات ۴ نقش برای کاربران در نظر گرفته شده است. هریک از این کاربران به صورت تکی و گروهی می توانند دارای نقش شوند. نقش‌هایی مثل ایجاد کننده قرارداد، تاییدکنندگان، امضاکنندگان و آرشیوکننده قرارداد
تازه بعد از این مرحله است که می‌توانید تمپلیت مخصوص هر قرارداد را با تعیین افراد در نقش‌های مختلف بچینید!
۴- آیا می‌شود یک نفر چند نقش در قراردادها داشته باشد؟
بله مطمئنا. ممکن است هر کاربر چندین نقش در جریان قرارداد ایفا کند. مثلا واحد قراردادها ممکن است هم ایجادکننده باشد، هم تأیید‌کننده و هم آرشیوکننده!بنابراین از عناوین و قسمتهای مختلف هراسی به دل راه ندهید!
۵- آیا می‌شود نرم افزار دوات را تحت‌وب تهیه نکرد و بر روی سرور‌های سازمان پیاده شود؟
بله. امکان‌پذیر است و با توجه به سیاست سازمان‌ها این موضوع می‌تواند متفاوت شود.
۶- برای امضا حتما باید از اپلیکیشن امضا دوات استفاده کرد و آن برنامه را نصب کرد؟
خیر- امضا تحت‌وب دوات هم در دسترس کاربران قرار خواهد گرفت.
