بایگانی اسناد چیست + ۹ مزیت بایگانی الکترونیکی اسناد

اگر مدیر یک شرکت باشید، احتمالاً اهمیت بایگانی اسناد را زمانی درک می‌کنید که به یک مدرک یا سند خاص نیاز فوری دارید؛ اما هرچقدر در میان انبوهی از کاغذها و فایل‌های به‌هم‌ریخته جستجو می‌کنید، به آن سند دسترسی پیدا نمی‌کنید. این مشکل تنها مختص شما نیست؛ کارکنان شما نیز با همین چالش مواجه می‌شوند و این موضوع می‌تواند منجر به تأخیر در انجام پروژه‌ها، افزایش هزینه‌ها و حتی بروز خطاهای متعدد شود.

در چنین شرایطی است که متوجه می‌شوید بایگانی مدارک صرفاً وجود یک قفسه پر از کاغذ نیست؛ بلکه سیستم بایگانی فرایندی حیاتی برای حفظ نظم، کارایی و امنیت اطلاعات سازمان شماست. حال اگر قصد دارید با سیستم‌های مدرن بایگانی اسناد و مدارک آشنا شوید، انواع روش‌های آن را بشناسید و نحوه مدیریت اسناد و بایگانی را یاد بگیرید، تا انتهای این مطلب با نرم افزار مدیریت قرارداد دوات همراه باشید.

بایگانی اسناد به چه معناست و چه اهمیتی دارد؟

بایگانی اسناد فرایند سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد و مدارک یک سازمان است که به شما این امکان را می‌دهد به‌راحتی و به‌سرعت به سند مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. این اسناد می‌توانند شامل قراردادها، صورت‌جلسات، مکاتبات، گزارش‌ها و هر نوع مدرک دیگری باشند که فعلاً به آن‌ها نیازی ندارید؛ اما قطعاً در آینده به کارتان می‌آیند. در واقع نباید هیچ‌کدام از این مدارک را برای همیشه از بین ببرید چرا که در تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های سازمان تأثیرگذارند.

در گذشته، اسناد به‌صورت فیزیکی (کاغذی) و در زونکن‌ها، قفسه‌ها، پوشه‌ها و اتاق‌های مخصوص بایگانی نگهداری می‌شدند. ازاین‌رو، برای پیداکردن یک سند خاص، افراد مجبور بودند زمان زیادی را صرف جستجو در میان انبوهی از کاغذها کنند. این جستجوی دستی نه‌تنها بسیار زمان‌بر بود، بلکه اسناد نیز در معرض خطراتی مانند آسیب‌های فیزیکی، سرقت یا مفقودشدن قرار داشتند.

انواع سند در فرایند بایگانی مدارک

باید بدانید که اسناد در سازمان‌ها بر اساس میزان استفاده و مراجعه به 3 دسته زیر تقسیم می‌شوند:

1)     اسناد جاری

این اسناد به طور روزمره در فعالیت‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند و دسترسی سریع به آن‌ها ضروری است.

2)     اسناد نیمه جاری

مدارکی که نیاز به مراجعه مکرر ندارند، اما ممکن است هرازگاهی به آن‌ها نیاز داشته باشید. این اسناد معمولاً در بایگانی‌های نیمه جاری نگهداری می‌شوند تا در صورت لزوم قابل‌دسترسی باشند.

3)     اسناد راکد

مواردی که دیگر نیازی به آن‌ها در فعالیت‌های جاری سازمان نیست و مراجعه مکرر به آن‌ها صورت نمی‌گیرد. این اسناد ممکن است جهت اهداف مالی، قانونی یا پژوهشی نگهداری شوند یا پس از مدت‌زمان معینی امحا شوند.

این تقسیم‌بندی به شرکت شما کمک می‌کند تا اسناد خود را به طور مؤثر مدیریت کرده و فضای بایگانی را بهینه‌سازی کنید.

چرا بایگانی اسناد و مدارک برای سازمان شما ضروری است؟

به‌طورکلی بایگانی اصولی قراردادها و اسناد اعم از بایگانی مدارک اداری، اسناد حقوقی، مالی و... ازاین‌جهت برای شرکت‌ها و سازمان‌‌ها ضرورت دارد که:

•     اسناد بایگانی شده می‌توانند به‌عنوان مدرک در مواقع اختلافات حقوقی، دعاوی قضایی یا بازرسی‌های دولتی، راهگشای شما باشند و دقیقاً مانند مدرکی معتبر، کمک می‌کنند تا از خود در برابر ادعاهای نادرست دفاع کنید.
•       اگر مدیر یا از کارکنان ارشد شرکت باشید دسترسی به اطلاعات قدیمی و اسناد بایگانی شده می‌تواند در اتخاذ تصمیم‌های آگاهانه و مبتنی بر داده‌های واقعی به شما کمک کند.
•       این خیلی بدیهی است که بایگانی باعث می‌شود مدارک شما از خطر سرقت، دسترسی غیرمجاز و گم‌شدن در امان بمانند.
•       بایگانی الکترونیکی یا حتی بایگانی فیزیکی به این شرط که منظم باشد، تا حد بسیار زیادی به صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی کارکنان منجر می‌شود.
•       بایگانی اسناد باعث می‌شود تا داده‌های قبلی شرکت را حفظ کرده و هر زمان که بخواهید برای بررسی روند پیشرفت، تصمیم‌گیری‌های آینده و تحلیل عملکرد گذشته به آن‌ها رجوع کنید.

در ادامه راجع به روش‌های قدیمی و نوین بایگانی صحبت می‌کنیم تا در این مسیر بیشتر با نرم‌افزار بایگانی اسناد آشنا شوید.

روش‌ها و انواع بایگانی

در حالت کلی، بایگانی مدارک و سندهای هر سازمان به یکی از 3 روش زیر انجام  می‌شود:

یک) بایگانی فیزیکی

در این روش، تمام مدارک سازمان باید در قالب نسخه‌های فیزیکی مثل کاغذ نگهداری شوند. به این منظور، بر اساس مقدار مدارک موجود، ممکن است به فایل، پوشه یا حتی اتاقی برای بایگانی کردن نیاز داشته باشید. البته، دشواری این روش در مراقبت از مدارک است. چرا که باید دائماً نسبت به خطراتی مثل آتش‌سوزی، فرسوده‌شدن، رطوبت، حشرات و... مراقب باشید و شرایط مناسبی را برای حفاظت از نسخه‌های فیزیکی اسناد فراهم کنید.

در حال حاضر هزینه اجاره یک اتاق در هر ماه چقدر است؟ اختصاص یک اتاق یا چند اتاق برای بایگانی اسناد و مدارک سازمان! منطقی به نظر می‌رسد؟

 

دو) بایگانی الکترونیکی (دیجیتال)

بایگانی فیزیکی یا دیجیتال، یکی از روش‌های نوین بایگانی اسناد است که این روزها در میان سازمان‌ها رواج زیادی پیدا کرده است. این شیوه از بایگانی کردن سندها توسط نرم‌افزار بایگانی و مدیریت اسناد انجام می‌شود. در بایگانی الکترونیکی، اسناد در فرمت‌های مختلف همچون تصاویر و فایل‌های صوتی و تصویری ذخیره می‌شوند. هر یک از این مدارک در قالب فایل‌های کامپیوتری مانند PDF، Word، Excel نگهداری می‌شوند. در واقع در این روش، دیگر خبری از زونکن و کمد و اتاق نیست؛ بلکه به‌جای فضاهای فیزیکی، فرایند ذخیره‌سازی و بایگانی در فضای دیجیتال مثل هارددیسک، سرورها یا فضای ابری صورت می‌گیرد.

بایگانی دیجیتال مرایای بسیاری مثل امنیت بالاتر، کاهش هزینه‌های تهیه فضای فیزیکی و نگهداری از اسناد و دسترس‌پذیری آسان‌تر را برای شما ایجاد می‌کند. این در حالی است که این شیوه هم در صورت عدم رعایت استانداردها می‌تواند چالش‌های زیر را برایتان ایجاد کند:

•       اگر از سیستم‌های پشتیبان‌گیری مناسب استفاده نشود، ممکن است داده‌ها به دلیل خرابی سخت‌افزار، حملات سایبری یا خطای انسانی از بین بروند.
•       عدم رعایت استانداردهای امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها می‌تواند منجر به نفوذ هکرها، سرقت اطلاعات یا دسترسی غیرمجاز به اسناد محرمانه شود.
•       با دیجیتالی‌شدن اسناد، سازمان‌ها به‌شدت به فناوری وابسته می‌شوند. خرابی سیستم‌ها یا قطعی برق می‌تواند دسترسی به اطلاعات را مختل کند.

از طرفی، هزینه راه‌اندازی اولیه نرم‌افزار بایگانی ، مدیریت داده‌ها و به‌روزرسانی مدام نرم‌افزار را نیز نباید نادیده بگیرید.

سه) ترکیب بایگانی فیزیکی و دیجیتال

ترکیب بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد به معنای استفاده هم‌زمان از هر دو روش بالا برای ذخیره و مدیریت اسناد است. در این مدل که مورد توجه بسیاری از شرکت‌ها و ادارات است، اسناد مهم هم به‌صورت کاغذی نگهداری می‌شوند و هم به شکل دیجیتالی ذخیره می‌گردند. این رویکرد باعث افزایش امنیت و بهبود دسترسی به اسناد شده و خطر ازبین‌رفتن اطلاعات را به میزان قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.

مزایای بایگانی الکترونیکی در مقایسه با بایگانی فیزیکی

بایگانی الکترونیکی در مقایسه با بایگانی فیزیکی مزایای زیادی دارد که آن را به گزینه‌ای جذاب برای سازمان‌ها و شرکت‌ها تبدیل کرده است. برخی از مهم‌ترین مزایای بایگانی الکترونیکی که می‌تواند شما را در استفاده از یک نرم‌افزار بایگانی مدارک همچون «دوات» مصمم سازد، عبارت‌اند از:

1. ​بی نیازی به کاغذ و فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد
   امکان جستجو و دسترسی به اسناد در کسری از ثانیه
   1. حذف هزینه‌های مربوط به چاپ، کاغذ، پوشه‌ها، قفسه‌ها و نگهداری اسناد فیزیکی در
   2. ​ایمنی بالای اسناد الکترونیکی با استفاده از رمزنگاری، دسترسی‌های کنترل‌شده و نسخه‌های پشتیبان
   3. به اشتراک گذاری راحت و با سرعت بالای اسناد الکترونیکی با افراد یا بخش‌های مختلف، حتی از نقاط جغرافیایی مختلف
   4. کمک به حفظ محیط زیست با کاهش استفاده از کاغذ، جوهر و سایر مواد مصرفی
   5. عدم محدودیت در نگهداری اسناد الکترونیکی و عدم فرسودگی و از بین رفتن اسناد
   6. در بایگانی الکترونیکی، امکان جستجوی پیشرفته بر اساس کلیدواژه‌ها، تاریخ، نوع سند و سایر فیلترها وجود دارد که این امر دسترسی به اسناد را بسیار ساده‌تر می‌کند.
   7. بازیابی اسناد الکترونیکی در صورت بروز هر نوع حادثه، از طریق نسخه‌های پشتیبان
   8. ​کاهش احتمال خطاهای انسانی مانند گم‌شدن یا اشتباه در طبقه‌بندی اسناد در بایگانی الکترونیکی به دلیل انجام فرایندها به‌صورت خودکار و سیستماتیک
   9. نکته جالب‌توجه دیگر این است که اسناد الکترونیکی را می‌توان به‌راحتی با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری مانند سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)، نرم‌افزارهای حسابداری و نرمافزارهای فروش انبار و... یکپارچه کرد.

مراحل اجرا و پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد در سازمان‌ها

مدیریت اسناد (Document Management System) که به‌اختصار به آن DMS می‌گوییم، شامل فرایندهایی مانند جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره‌سازی و حفاظت از اسناد سازمانی است. این سیستم به بهینه‌سازی گردش‌کار و اشتراک‌گذاری اسناد با افراد داخل و خارج سازمان کمک می‌کند.  

در قبل از اینکه بخواهید بک نرم‌افزار بایگانی را انتخاب کنید باید مراحلی را پشت سر بگذارید که در ادامه به آن‌ها اشاره کرده‌ایم:

مرحله اول) نیازسنجی و تعیین اهداف

در این مرحله باید نیازهای سازمان دررابطه‌با مدیریت اسناد را بررسی کرده و بدانید که چه نیازها و انتظاراتی از این سیستم دارید. در اینجا مهم است که مشخص کنید چه نوع اسنادی قرار است در سیستم بایگانی، مدیریت شوند و حجم آن‌ها چقدر است.

مرحله دوم) انتخاب یک سیستم مناسب

در مرحله بعدی بر اساس نیازهای شناسایی‌شده، سیستم‌های مدیریت اسناد موجود در بازار را با یکدیگر مقایسه کرده و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که بیشترین تطابق را با اهداف سازمان شما دارند.

مرحله سوم) تعیین ساختار کلی بایگانی اسناد

پس از شناسایی اهداف بایگانی و انتخاب سیستم مناسب سازمان، باید نحوه دسترسی به اسناد، نحوه نظارت و مدت‌زمان نگهداری از مدارک را مشخص کنید. در نهایت، اسناد غیرضروری و تکراری را حذف کرده تا وارد فاز آماده‌سازی شوید.

مرحله چهارم) آماده‌سازی اسناد موجود

در چهارمین مرحله بایستی نسبت به اسکن اسناد فیزیکی و دیجیتالی کردن اسناد کاغذی موجود اقدام کنید. طبقه‌بندی و برچسب‌گذاری اسناد دیجیتال برای تسهیل در جستجو و دسترسی نیز در همین بخش انجام می‌شود.

مرحله پنجم) انتخاب بهترین روش برای ذخیره اطلاعات و اسناد

 انتخاب روش ذخیره‌سازی به نیازهای سازمان، حجم داده‌ها، بودجه و الزامات امنیتی بستگی دارد. برای سازمان‌های کوچک، ممکن است ذخیره‌سازی مبتنی بر فایل سیستم انجام شود {اسناد به‌صورت فایل‌های مجزا مانند PDF، Word، Excel و غیره در پوشه‌ها و زیرپوشه‌های یک فایل سیستم ذخیره می‌شوند.}

روش دیگر ذخیره‌سازی اسناد که بسیار هم کاربرد دارد، ذخیره‌سازی ابری (Cloud Storage) است. اسنادی که در فضایی ابری ذخیره می‌شوند از طریق اینترنت قابل‌دسترسی هستند. Google Drive ،Dropbox و OneDrive از رایج‌ترین فضاهای ابری موجود در وب به شمار می‌آیند.

مرحله ششم) بررسی دوره‌ای عملکرد نر افزار بایگانی اسناد

ارزیابی مداوم نرم‌افزاری که برای بایگانی کردن مدارک سازمان از آن استفاده می‌کنید، یکی از مهم‌ترین گام‌های مدیریت بر آن است. به این منظور باید به‌صورت دوره‌ای مثلاً هر 6 ماه یا یک سال یکبار کیفیت و کارایی سیستم بایگانی را مورد بررسی قرار دهید. اینجاست که متوجه می‌شوید آیا هنوز هم اسناد سالم هستند؟ فردی به صورت غیرمجاز به آن‌ها دسترسی پیدا کرده؟ همه مدارک در امنیت کامل قرار دارند؟

کدام سازمان‌ها نیازمند سیستم بایگانی اسناد هستند؟

به‌طورکلی، اغلب شرکت‌های متوسط تا بزرگ و سازمان‌هایی با ابعاد مشابه به سیستم‌های قدرتمند بایگانی اسناد نیاز دارند. به‌عنوان‌مثال، بانک‌ها، شرکت‌های بیمه، آزمایشگاه‌ها، کلینیک‌های درمانی، مؤسسات آموزشی، مراکز پژوهشی و موارد مشابه، برای حفاظت از مدارک مشتریان و دسترسی سریع به اسناد مختلف، ملزم به استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی هستند.

سازمان‌هایی که با حجم بالایی از اسناد حقوقی، به‌ویژه قراردادهای مختلف مانند قراردادهای استخدامی، مشارکت و خریدوفروش سروکار دارند نیز از این قاعده مستثنی نیستند. این موضوع شامل شرکت‌های بزرگ، مؤسسات حقوقی و حتی ادارات دولتی می‌شود. چنین سیستمی به آن‌ها کمک می‌کند تا اسناد را به طور منظم طبقه‌بندی، ذخیره، و بازیابی کرده و بهره‌وری خود را افزایش دهند.

معرفی نرم‌افزار بایگانی قراردادهای سازمانی «دوات» و ویژگی‌های آن

نرم‌افزار مدیریت قراردادهای سازمانی «دوات» به‌عنوان بهترین نرم‌افزار بایگانی اسناد به شما این امکان را می‌دهد که تمام مراحل مرتبط با قراردادهای سازمان خود را به‌صورت الکترونیکی و یکپارچه مدیریت کنید. این مراحل شامل موارد ضروری و پراهمیت زیر هستند:

1.   طراحی گردش کار بر اساس نیازهای سازمان شما

2.   تدوین و نگارش قرارداد

3.   تأیید نهایی قراردادها

4.   امضای الکترونیکی معتبر و قانونی

5.   بایگانی الکترونیکی بر روی سرور و همچنین مبتنی بر فضای ابری

6.   نظارت بر اجرای تعهدات قرارداد

البته مزایای دوات به همین موارد ختم نمی‌شود و شما می‌توانید دسترسی کاربران یا همان طرفین قرارداد را کنترل کرده و از حذف ناخواسته اطلاعات جلوگیری کنید؛ زیرا تمامی اقدامات کاربران با تاریخ دقیق ثبت شده و قابل‌مشاهده هستند. از سوی دیگر، امکان افزودن یادداشت‌ها، ضمائم و الحاقیه‌ها به قراردادهای سازمانی همواره مهیا است.

دوات حتی برای احراز هویت که یکی از دشوارترین و چالش‌برانگیزترین مراحل مدیریت قراردادها محسوب می‌شود، چاره‌اندیشی کرده است. طرفین قرارداد می‌توانند از طریق مرکز صدور گواهی امضای الکترونیکی، احراز هویت خود را انجام داده و سپس قراردادشان را به‌صورت الکترونیکی امضا کنند.

دوات با ارائه مدیریت یکپارچه قراردادها، این امکان را به شما می‌دهد که از هر مکان، حتی خارج از کشور، با استفاده از تلفن همراه خود قرارداد را امضا کرده و در هر لحظه به مفاد آن دسترسی داشته باشید. خبر خوب این است که دوات یک دوره دسترسی رایگان یک‌ماهه در اختیار شما قرار می‌دهد و در این مدت، به طور کامل پاسخگوی نیازهای مدیریتی قراردادهای شما خواهد بود.

​

​

نویسنده: زهرا قربانی، وکیل پایه‌یک دادگستری و از مدیران‌ارشد دوات

​

​

دوات یک شرکت حقوقی نیست و این مطلب مشاوره حقوقی دوات نمی‌باشد. برای ارزیابی دقت، کفایت یا قابلیت اطمینان از قوانین مذکور، ایده‌ها و راهنمایی‌های درج‌شده در اینجا و یا کاربرد این مطالب برای کسب‌وکار شما، باید با یک وکیل دادگستری مشورت کنید. استفاده از و دسترسی به هر یک از منابع موجود در سایت دوات رابطه وکیل و موکل بین کاربر و دوات ایجاد نمی‌کند.

سؤالات متداول

۱. بایگانی اسناد به چه معناست و چرا برای سازمان‌ها اهمیت دارد؟

بایگانی اسناد فرایند سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد و مدارک یک سازمان است که دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات را فراهم می‌کند. این فرایند برای حفظ نظم، افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و امنیت اطلاعات سازمان‌ها ضروری است. 

۲. تفاوت بایگانی فیزیکی و الکترونیکی چیست؟

بایگانی فیزیکی شامل نگهداری اسناد به‌صورت کاغذی در قفسه‌ها و پوشه‌ها است، درحالی‌که بایگانی الکترونیکی اسناد را به‌صورت دیجیتالی ذخیره می‌کند. بایگانی الکترونیکی مزایایی مانند کاهش فضای فیزیکی، دسترسی سریع‌تر، امنیت بالاتر و صرفه‌جویی در هزینه‌ها را به همراه دارد.

۳. بهترین روش برای بایگانی اسناد کدام است؟

بهترین روش بستگی به نیازهای سازمان دارد. بایگانی الکترونیکی به دلیل مزایایی مانند امنیت بالا، دسترسی آسان و کاهش هزینه‌ها، معمولاً گزینه بهتری است. بااین‌حال، برخی سازمان‌ها ترجیح می‌دهند از ترکیب بایگانی فیزیکی و دیجیتال استفاده کنند تا امنیت و دسترسی را به طور هم‌زمان افزایش دهند.

۴. نرم‌افزار دوات چه مزایایی برای بایگانی اسناد دارد؟

نرم‌افزار دوات امکان مدیریت یکپارچه قراردادها، امضای الکترونیکی معتبر، بایگانی مبتنی بر فضای ابری، کنترل دسترسی کاربران و نظارت بر اجرای تعهدات را فراهم می‌کند. همچنین، این نرم‌افزار دورة آزمایشی رایگان یک‌ماهه ارائه می‌دهد.