امضا الکترونیک، لازمه بایگانی الکترونیک
چرا تمام سازمان‌ها به امضا الکترونیک قانونی نیاز دارند؟ پاسخ ساده است؛ چون تا زمانی که قراردادها به صورت الکترونیکی امضا نشوند، بایگانی دیجیتال، معنا نمی‌دهد و همچنان باید اصل قراردادها و تمام اسناد دیگر سازمان را در اتاق بایگانی نگهداری کنید، مسئول بایگانی داشته باشید، و همچنان با خودتان از این اتاق به آن اتاق ببرید.
به مدیر بازرگانی شرکتی بزرگ گفتم بایگانی الکترونیک هم نیاز دارید؟ پاسخش چه بود؟ خانم، مثل این می‌ماند بگویی به اکسیژن احتیاج داری؟
با رئیس هیئت‌مدیره یک کارخانه تولیدی دیگر صحبت می‌کردم و فکر می‌کنید یکی از دغدغه‌های مهمش چه بود؟ اینکه با قراردادهای پرسنلی ۸۰۰ کارمند و کارگر و تمدید آنها، آن هم با فاصله‌ای که دفتر مرکزی تهران، از کارخانه قزوین دارد چه کند؟
به دوران وکالتم که برمی‌گردم، از پرونده‌ای خاطرم می‌آید که کارمندی از شرکت اخراج شد و با اعلام به او، خیلی راحت وارد اتاق بایگانی شده بود و تعدادی از اسناد و قراردادها را هم با خود برده بود و مدیر ایشان برای شکایت از کارمند سابق به من مراجعه کرده بود. هرچند کارمند محکوم شد، اما نه به نفع کارمند بود که در چنین موقعیتی بیفتد، نه به نفع کارفرما که وقت و انرژی و اعصاب خود را صرف چنین مساله‌ای کند.
با این اوصاف چه باید کرد و چگونه می‌توانیم بایگانی کاملا الکترونیک داشته باشیم؟
آیا باید قراردادها را اسکن کنیم و در سیستم‌های شرکت نگهداری کنیم؟
خیر، در این صورت علاوه بر کار‌های بالا و نگهداری بایگانی کاغذی، یک کار اضافی به مسئول آی‌تی شرکت هم محول کرده‌اید!
چطور مگر؟
چون قراردادها و اسنادی که به صورت خیس بر روی کاغذ امضا می‌شوند، تا ابد باید به صورت همان کاغذ نگه داشته شوند و کپی و اسکن و امثالهم از آنها ارزش قانونی ندارد.
اگر تصویر امضا را پای قرارداد بیندازیم و به صورت ایمیل، واتس اپ و ... برای دیگری بفرستیم چطور؟
میتوانید این کار را بکنید، اما این روش در ایران اعتبار زیادی ندارد. زیرا در زمان اختلاف، اگر کسی بگوید این آدرس ایمیل من نیست، از هیچ مرجع بین المللی نمیتوانید استعلام بگیرید تا تکلیف مالکیت آن آدرس ایمیل را مشخص کند.
پس چاره چیست؟
اگر در ایران زندگی می‌کنید، چاره‌ای ندارید جز آنکه با قوانین تجاری ایران پیش روید. بنابراین، راه حل، استفاده از امضا الکترونیک مطمئن که مطابق قانون تجارت ایران از اعتبار قانونی برخوردار و غیر قابل انکار و تردید است، می‌باشد.
کمی بیشتر از این امضا برایمان بگو!
حتما.
در امضا الکترونیک مطمئن، شما به یک مرکز صدور گواهی ریشه امضا الکترونیک وصل می‌شوید، ابتدا کد ملی شما با شماره موبایل‌تان تطبیق داده می‌شود. سپس از چهره خود در حین خواندن یک جمله نمایش داده شده، فیلم می‌گیرید و این فیلم با تصویر کارت ملی شما تطبیق داده می‌شود. اگر همه چیز منطبق بود، به شما یک گواهی ریشه امضا الکترونیک مطمئن داده می‌شود و میتوانید با این گواهی، اسناد و قراردادها را روی گوشی موبایل‌تان در هرجای دنیا امضا کنید.
خب چطور مشخص می‌شود که شما یک سند یا قراردادی را امضا کرده‌اید؟
وقتی قرارداد را در نرم‌افزار جهانی adobe acrobat reader هم باز می‌کنیم، نام شخص امضاکننده و کد ملی‌اش در قسمت پنل امضا وجود دارد و تیک سبز خورده است.
آیا این امضا الکترونیک مطمئن در نهاد‌های دولتی مورد قبول است و اعتبار دارد؟
بله، کاملا. حتما دیده‌اید که امضا در اداره مالیات و حتی ثبت شرکت‌ها، دیگر فقط به صورت الکترونیک انجام می‌شود.
اگر قراردادهای کار و پرسنلی با امضا الکترونیک مطمئن انجام شوند هم اداره کار و تامین اجتماعی می‌پذیرند؟
وقتی قانون بپذیرد، همه نهادها ملزم به تبعیت از قانون هستند و آن را می‌پذیرند. باز هم برای راحتی خیال شما، از اداره کار در خصوص اعتبار قانونی قراردادهای کار الکترونیکی استعلام گرفته شده است و بخشنامه شماره ۹۰۳۲۱ مورخ ۱۴۰۲/۰۵/۰۳وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی، به وضوح اعتبار این قراردادها را پذیرفته است.
از کجا می‌توانیم به این نوع امضا الکترونیک مطمئن دست پیدا کنیم و یک بایگانی جامع الکترونیک با اعتبار قانونی داشته باشیم؟
دوات، یک نرم افزار مدیریت قراردادهای سازمانی است و فرآیند قراردادهای سازمانی را به بهترین نحو پوشش داده است. اگر شما هم احساس نیاز به داشتن چنین بایگانی الکترونیکی برای کسب‌و‌کار خود و سر‌و‌سامان دادن مدیریت سایر بخش‌های قراردادهای سازمان خود هستید، میتوانید برای درخواست مشاوره و نیازسنجی با ما در ارتباط باشید.
فرزانه برکت مومنی
بنیانگذار دوات
دیدگاه شما عزیزان
دیدگاهی ثبت نشده است
ارسال دیدگاه
