چگونه در سال ۱۴۰۳ بهترین نرم افزار مدیریت قراردادها را انتخاب کنیم؟
اگر شما هم مانند بسیاری از مدیران، از بی‌نظمی و آشفتگی قراردادهای سازمان خویش خسته و درمانده شده‌اید، این مطلب مخصوص شماست!
خرید نرم‌افزار مدیریت قراردادها شبیه خرید تلویزیون است یا خانه؟
شما برای خرید تلویزیون به فروشگاهی می‌روید و با فروشنده امکانات مد‌نظر‌‌تان را در میان می‌گذارید و او هم چند پیشنهاد به شما میدهد. شما هم یکی از آنها را زیر بغل زده و به خانه می‌آورید.
هنوز جشن خرید‌تان تمام نشده که متوجه می‌شوید، برند محبوب‌تان با آنهمه رجزخوانی توزرد از آب در‌می‌آید و ناچارید تلویزیون دیگری را جایگزین آن کنید! تعویض آن به استثنا پول بی‌زبانی که از جیب مبارک شما رفته، دردسر دیگری ندارد و خیلی راحت می‌توانید آن را بردارید و یکی دیگر را جایش بگذارید!
اما حالا خرید خانه را در نظر بگیرید! خرید خانه مثل خرید نرم‌افزار مدیریت قرارداد، سرمایه‌گذاری بلندمدت است. چطور مگر؟
هر دو به‌مرور زمان، موجب ایجاد ارزش برای شما می‌شوند و شما از هر دو انتظار سودآوری دارید. همانطور که شما برای خرید خانه زمان و انرژی زیادی صرف میکنید، به محله عادت میکنید و... برای خرید نرم‌افزار مدیریت قرارداد نیز چنین است.
حالا خدا آن روز را نیاورد که در خرید آن اشتباه کنید. دیگر عصای دست که توی سرش بخورد می‌شود بلای جان شما!
هزینه دوباره برای خرید
جابجایی دوباره اطلاعات
خو گرفتن کارمندان به نرم‌افزار ساخت قرارداد جدید که ممکن است زمان‌بر باشد و در نهایت نارضایتی آنها!
پس تا دیر نشده با دوات همراه شوید تا در خرید بهترین نرم‌افزار مدیریت قرارداد کمک‌تان کنم!
۵ گام تا خرید بهترین نرم‌افزار مدیریت قرارداد
وقت آن رسیده که گام‌به‌گام مراحل رسیدن به بهترین نرم‌افزار مدیریت قراردادها را باهم طی کنیم. آماده‌اید؟
گام اول- شناخت نرم‌افزار مدیریت قراردادها
ابتدا بیایید باهم بررسی کنیم نرم‌افزار مدیریت قرارداد یا نرم‌افزار چرخه عمر قرارداد چه مراحلی از فرآیند امور قراردادها را باید پوشش دهد؟
نرم افزار مدیریت قراردادها باید تمام مراحل اصلی قرارداد را مدیریت کند.
مگر چند مرحله دارد؟ ۴ مرحله حیاتی!
۱- طراحی گردش کار اختصاصی برای هر قرارداد
شما باید بتوانید سیستم مدیریت گردش‌کار قرارداد برای انواع قراردادهای سازمان خویش را در آن بچینید. به عنوان مثال: مدیریت قراردادهای پرسنلی در سازمان شما به این‌طور است که باید به تأیید مدیر منابع انسانی نیاز دارد و امضا آنها با مدیرعامل است. در حالی‌که قراردادهای خرید شرکت با تأیید مدیر خرید و مدیر واحد حقوقی به جریان می‌افتد و اگر مبلغ قرارداد کلان باشد، تأیید هیات‌مدیره را نیز نیاز دارد.
این جریان‌کاری را در گوش نرم افزار مدیریت قرارداد آرام زمزمه کنید. او هم می‌گوید، گرفتم، این که کاری ندارد! من حتی می‌توانم دامنه دسترسی افراد دخیل در قراردادها را هم محدود کنم تا کسی پا را از گلیم خویش، درازتر نکند.
زیر‌لب طوری که نرم‌افزار نشنود می‌گویید، آمدی جانم به قربانت ولی حالا چرا و اینها که البته این مصراع در اینجا جایگاهی نداشت! چرا که همین حالا هم می‌توانید شروع کنید و قراردادهای قبلی‌تان را هم به راحتی وارد نرم افزار مدیریت قراردادها کنید.
۲- ویرایش و تأیید قرارداد
می‌گویید خوب اینجا چه می‌خواهی بکنی؟ گفتگو بین واحدهای مختلف دخیل در قرارداد، به طرز عجیبی زمان ما را می‌گیرد که نمی‌گذارد حرف شما تمام شود و می‌گوید این که کاری ندارد! ویرایشگر قرارداد دارم که نظیرش در ایران وجود ندارد! اول اینکه می‌توانید گفتگوهای داخلی با اعضای درون سازمان خویش داشته باشید. تمام آنها درون نرم‌افزار مدیریت قرارداد ثبت و ضبط می‌شود و بدین نحو می‌دانید که چه کسی فلان قسمت قرارداد را تغییر داده و هرکس مسئولیت کار خویش را بر عهده می‌گیرد!
مثلا بخش فروش درون نرم افزار مدیریت قرارداد به واحد حقوقی پیشنهاد میدهد، طرف مقابل در حال حاضر نمی‌تواند چک بدهد لطفا سفته را جایگزین کنید! واحد حقوقی، در همان محیط موافقت یا مخالفت خود را اعلام میکند و با هربار تغییر آن تغییرات در نسخه های جداگانه نمایش داده شده و در نهایت، قرارداد نهایی می‌شود.
و به این ترتیب، بساط تمام فایل‌های word و pdf و پیام‌رسان‌ها که کاملا پراکنده بود، جمع خواهد شد!
۳- امضا الکترونیک مطمئن
می‌گوید از این امضای اعجازآمیز، هرچه بگویم کم است! می‌گویید همان است که پایین ایمیل‌ها می‌زنیم یا به وسیله پد‌های مخصوص انجام می‌شود؟ می‌گوید نه جانم! آن‌که مثل امضای پای کاغذ است و چه بسا ضعیف‌تر از آن!
یعنی چه ضعیف‌تر؟
یعنی اینکه به راحتی می‌توانند آن را منکر شوند و از نظر قانونی پشتوانه‌‌ای ندارد!
امضای الکترونیک مطمئن، مطابق ماده ۱۵ قانون تجارت الکترونیک، دارای بالاترین اعتبار قانونی است و دیگر کسی نمی‌تواند از زیر بار آن شانه خالی کند!
امضایی همراه با صدور گواهی ریشه‌ی امضای دیجیتال که با کمک هوش‌مصنوعی و با تطبیق چهره، با عکس کارت‌ملی و شماره‌‌تلفن همراه، که به شما این امکان را میدهد، در هر نقطه‌ای از دنیا که بودید قراردادها را روی گوشی موبایل خود امضا کنید و به خاطر عدم حضور شما، دیر رسیدن و فاصله زیاد شما تا قرارداد، کار روی زمین نماند.
ادامه میدهد، یادت هست در قسمت طراحی گردش‌کار گفتم می‌توانی اساسنامه را به من بدهی تا بر اساس آن قراردادها را برای صاحبان امضای مجاز بفرستم؟
می‌گویید البته که یادم هست!
می‌گوید، خوب بعد از نهایی شدن قرارداد، باز منم که به امضا‌کنندگان اطلاع می‌دهم قراردادی به امضای شما نیازمند است! اگر موافق هستید امضا کنید!
و اما مرحله آخر؛
۴- بایگانی الکترونیکی قراردادها و نظارت بر اجرای قرارداد
و دست آخر، در مرحله نظارت بر اجرای قرارداد، اینجاست که قرارداد به اتفاق اسناد مرتبط از جمله نسخه‌های مختلف از ابتدا تا آخرین نسخه، جزئیات و تغییرات، کلیه منضمات مثل اسناد‌مالکیت، گواهی‌های‌اختراع، علائم تجاری و الحاقیه‌های قرارداد بایگانی اصولی می‌شود.
شما حتی می‌توانید قراردادهای قبل از ظهور این نجات بخش را آپلود کرده و همه را به همراه قراردادهای جدید در یکجا و یکپارچه داشته باشید! این را هم بگویم؛
یک نرم افزار مدیریت چرخه حیات قراردادها نباید کارش با امضا و بایگانی تمام شود و باید در مرحله اجرا نیز در کنار‌تان بماند! به همین خاطر تاریخ‌های مهم مثل تاریخ تمدید، تاریخ‌های پرداخت و اجرای تعهدات را هم به شما یادآوری می‌کنم تا تاریخی از زیر دست‌تان در‌نرود.
گام دوم- بررسی و شناسایی افراد دخیل در فرآیند امور قراردادها
شما از نرم افزار مدیریت قرارداد در خلاء استفاده نخواهید کرد! بنابراین با خود فکر کنید، چه کسانی در سازمان یا شرکت شما درگیر مراحل مختلف قرارداد هستند. از تیم فروش تا تیم مالی از تیم حقوقی تا واحد مالی!
خیلی از قراردادهای خوب را، به خاطر سرعت لاک‌پشتی سازمان از دست داده‌ایم!واحد فروش
بسیاری از مراحل قرارداد، نیازی به تخصص ما ندارد و در هر قرارداد تکرار است و تکرار! واحد حقوقی
بارها و بارها در قراردادها
بیشتر تحویل داده‌ایم،
کمتر تحویل گرفته‌ایم،
بیشتر پرداخت کرده‌ایم،
کمتر پول دریافت کرده‌ایم،
و آخر سال ما ماندیم و حساب کتاب‌هایی که با هم نمی‌خواند
واحد مالی
قراردادهای پرتکرار پرسنل، باری اضافه بر دوش ما شده است و حداقل نصف زمانی که در شرکت هستیم صرف پیگیری تمدید قراردادهای پرسنل می‌شود. اگر دفتر مرکزی و کارخانه از هم دور باشند که هیهات است! واحد منابع انسانی
گام سوم: بررسی ویژگی های بهترین نرم‌افزار مدیریت قرارداد
۱- باید تمام مراحل قرارداد را پوشش دهد
چهار مرحله حیاتی نرم‌افزار مدیریت قراردادها را یادتان هست؟ طراحی و گردش‌کار قرارداد، ویرایش و تأیید قرارداد، امضا الکترونیک مطمئن قرارداد، بایگانی و نظارت!
و لب کلام اینکه نرم‌افزار مدیریت قرارداد تهیه نکنید! بلکه؛
سی‌ال‌ام یا نرم‌افزار مدیریت چرخه حیات قراردادها را تهیه کنید و به بیراهه نروید!
۲- نرم افزار مدیریت قرارداد باید مطابق نیازهای خاص سازمان شما تنظیم شود
همانطور که در بخش شناخت نرم‌افزار مدیریت قرارداد گفتم، نرم‌افزار مدیریت قراردادها باید و باید قابلیت طراحی و شخصی‌سازی برای سازمان شما و بر اساس نیازهای‌تان را داشته باشد و در هر زمان با چند کلیک بتواند تغییر کند، والا حین کار می‌بینید بر تن سازمان شما زار می‌زند!
۳- استفاده از آن آسان باشد
به طور کلی نرم‌افزار مدیریت قراردادها ، clm نباید به آموزش‌های پیچیده و زمان‌بر یا دانش فنی عمیق یا تجربه قبلی نیاز داشته باشد. یعنی هرکسی بتواند به راحتی با آن کار کند!
به این ترتیب، در زمان و هزینه سازمان صرفه‌جویی می‌شود. نیازی به تعطیل کردن کار به جهت آموزش کاربران نرم‌افزار نیست و کارمندان شما را راضی و خشنودند!
۴- امنیت داشته باشد
در دوران دانشجویی، در یک دفتر اسنادرسمی مشغول به کار شدم و می‌دیدم خانم سر‌دفتر بسیار ذهن‌شان آشفته است و گویا پیگیر شکایت مهمی هستند. بعد‌‌ها متوجه شدم که دفتریار ایشان با جر و بحثی که میان آنها در‌گرفته دفتر ثبت معاملات را با آن عظمت برداشته و از صحنه گریخته بود.(معاملات قبلا به صورت دست‌نویس، در این دفاتر ثبت می‌شد)
می‌دانید از چه سخن می‌گویم؟ از محل ثبت و ضبط یک معامله رسمی! راستش بعد‌‌ها که با شرکت‌های مختلف همکاری کردم، از این نمونه‌ها زیاد دیدم. سرقت یا دست بردن در مفاد آن و در نوع پیشرفته‌تر و مدرن، از بین بردن تعمدی اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر و عدم‌امکان بازگرداندن اطلاعات!
حالا زونکن و پوشه‌ها و سیستم کامپیوتر فرسوده شما بیشتر امنیت دارد یا نرم‌افزار مدیریت قرارداد که امضا آن مجوز افتا را داشته و چندین بار تست نفوذ آن انجام شده است و حتی می‌تواند بر روی سرور‌های سازمان خود شما نیز مستقر شود؟
پوشه‌ها و زونکن‌های شما بیشتر امنیت دارد یا نرم‌افزاری که حتی خودش هم اطلاعات قراردادهای کاربرانش را به شکل رمز‌دار و به‌هم‌ریخته می‌بیند؟
۵- به شما گزارش عملکرد بدهد
گزارش‌دهی به شما نشان میدهد سازمان در چه نقطه‌ای ایستاده است و اصطلاحا چند مرده حلاج هستید؟
فرض کنید در جلسه‌ای هستید و با بادی که در غبغب انداخته اید ادعا میکنید شرکت ما در سال گذشته ده‌ها یا صد‌ها معامله موفق در زمینه ارائه خدمات به بزرگترین شرکت‌های ایران و خاورمیانه را داشته است و قراردادی نبوده که ما از زیر بار آن شانه خالی کنیم یا در انجام تعهدات تأخیر کرده باشیم. هنوز حرف‌تان تمام نشده که؛
مدیرعامل طرف مقابل که مثل وکلا بیشتر علاقه به سند و مدرک دارد تا حرف، میان حرف شما می‌پرد و می‌گوید، ببخشید امکان دارد گزارشی از معاملاتی که می‌فرمایید از جمله نام شرکتها و تاریخ معامله و مبالغ آنها به ما بدهید؟!
شما که تا لحظاتی قبل بی وقفه از کمالات، البته به حق، خویش می‌گفتید در کسری از ثانیه به لکنت افتاده و ناچار هستید که بگویید این کار زمان‌بر است! چرا؟ چون شما با آنهمه دبدبه‌و‌کبکبه، فاقد یک نرم‌افزار مدیریت قراردادها هستید! نرم‌افزاری که در تمام دنیا جزء اساسی‌ترین نیاز هر بیزینسی است!
۶- پشتیبانی و خدمات پس از فروش داشته باشد
صرف ادعای داشتن خدمات پس از فروش کافی نیست بلکه نیاز به یک پشتیبان و حامی دلسوز و باحوصله، دائمی، متعهد و چست و چابک وجود دارد. و اگر از من می‌شنوید،
برای مدیریت قراردادهای خود نه تنها به پشتیبانی فنی، بلکه به پشتیبانی و مشاوره‌ی متخصصین قرارداد برای مشاوره و استقرار نرم‌افزار مدیریت قراردادها در سازمان خود نیاز دارید.
۷- در اتصال به سیستم‌های دیگر سازمان شما بخیل نباشد
بهتر است سیستم مدیریت قرارداد، با سایر ابزارها و فرآیند‌های کاری شما سازگاری داشته باشد. یعنی چه؟
یعنی اینکه، اگر شما از نرم‌افزار حسابداری، سی‌آر‌‌‌ام، نرمافزارهای تأمین‌کنندگان و ... استفاده میکنید، شرکت ارائه‌دهنده سی‌ال‌ام، سنگاندازی نکند!
گام چهارم: دمو رزرو کنید!
حال که سه گام مهم انتخاب نرم افزار مدیریت چرخه حیات قراردادها یعنی؛
شناخت نرم‌افزار مدیریت قراررداد‌ها
بررسی و شناسایی افراد دخیل در قراردادها
و بررسی ویژگی‌های ضروری نرم‌افزار مدیریت قراردادها
را پشت‌سر گذاشتیم، نوبت این است که بر اساس نیاز خویش یک یا چند نرم‌افزار مدیریت قراردادها که نه! نرم افزار مدیریت چرخه حیات قراردادها را انتخاب و دمو آنها را رزرو کنید!
در طول دوره دسترسی رایگان چه باید کرد؟
وقت تنگ است!
زمان دمو رایگان را موهبتی بدانید و نهایت استفاده را از آن ببرید! بنابراین باید تصور کنید اکنون نرم‌افزار را خریده‌اید و باید خیلی جدی شروع به مدیریت قراردادهای سازمان نمایید!
افراد دخیل در قراردادها‌ی‌تان را به بازی دعوت کنید تا مدیریتی تمام عیار داشته باشید!
فورا قراردادهای قبل و جاری خویش را به کمک شرکت ارائه دهنده، در نرم‌افزار بارگذاری کنید!
با کمک شرکت ارائه‌دهنده، طراحی قراردادهای خویش را بر اساس نیاز و سلیقه خویش بچینید!
دوات دسترسی رایگان یک ماهه در اختیار شما خواهد گذاشت و در این مدت تمام قد پاسخگوی شما و نیازهای شما در حوزه مدیریت قراردادی‌تان است!
گام پنجم: وقت خرید است
حال که به نرم‌افزار مدیریت قراردادها ایمان آوردید و قطع به یقین بارها با خود اندیشیده‌اید چرا زودتر اقدام نکردم و...
پس؛
طبق نیازتان خرید نرم‌افزار مدیریت قراردادها را انتخاب کنید!
آن را بخرید و مطمئن باشید با هربار استفاده، دعای خیری بر حق پدیدآورندگان آن نثار خواهید کرد!
شاید هم بعد از استفاده، ما و شما تشخیص دادیم، لااقل فعلا به کار سازمان شما نمی‌آید!
الله اعلم!
همین حالا اقدام کنید!
نویسنده: زهرا قربانی، وکیل پایه‌یک دادگستری و از مدیران‌ارشد دوات
دوات یک شرکت حقوقی نیست و این مطلب مشاوره حقوقی دوات نمی‌باشد. برای ارزیابی دقت، کفایت یا قابلیت اطمینان از قوانین مذکور، ایده‌ها و راهنمایی‌های درج‌شده در اینجا و یا کاربرد این مطالب برای کسب‌وکار شما، باید با یک وکیل دادگستری مشورت کنید. استفاده از و دسترسی به هر یک از منابع موجود در سایت دوات رابطه وکیل و موکل بین کاربر و دوات ایجاد نمی‌کند.
سوالات متداول
۱- ماٰژول‌های قرارداد چه فرقی با سی‌ال‌ام یا نرم‌افزار چرخه عمر قرارداد دارند؟
بیشتر ماژول‌ها و نرمافزارهای مدیریت قرارداد که از گذشته بوده و هست تنها بخشی از قراردادها را مدیریت می‌کردند. به عنوان مثال تنها قرارداد را در سازمان به گردش در می‌آوردند و رفت‌و‌آمد بین اتاق‌ها را حذف می‌کردند و تحت وب هم نبودند و با شبکه ای که آی‌تی سازمان آن را درست می‌کرد، دیگر واحدهای قرارداد مجبور نبودند از پشت میز بلند شوند و می‌توانستند، قرارداد را به وسیله آن ابزار تایید کنند ولی اگر نظری راجع به قرارداد داشتند باز باید آن را از طرقی چون مکاتبه و کاغذ و تلفن و ایمیل به واحد موردنظر انتقال می‌دادند. اما وقتی صحبت از نرم‌افزار چرخه حیات یا عمر قرارداد می‌کنیم منظور اینست که تمام مراحل قرارداد مدیریت شوند و هیچ بخشی از آن بیرون باقی نماند. ایجاد قرارداد، نگارش، تمام گفتگوهای درون و برون سازمانی، تأیید قرارداد، امضا الکترونیکی، بایگانی الکترونیکی و نظارت بر اجرای قرارداد!
۲- خدمات نرم‌افزار مدیریت قرارداد دوات چیست؟
نرم افزار قرارداد دوات تمامی مراحل قراردادهای سازمان را پوشش می دهد. از طراحی گردش کار قرارداد بر اساس نیازها و اساسنامه سازمان تا ایجاد، نگارش، گفتگو و در نهایت تأیید قرارداد، از امضا الکترونیکی مطمئن و قانونی تا بایگانی الکترونیکی و نظارت بر انجام تعهدات قرارداد
در دوات می‌توانید دسترسی افراد را محدود یا قطع کنید، امکان حذف کامل اطلاعات وجود ندارد و تمامی موارد حذف شده به همراه کاربر موردنظر قابل مشاهده است. تاریخچه‌ای برای هر قرارداد ایجاد می‌شود و تمامی اقدامات کاربران به همراه تاریخ دقیق در آن ثبت و ضبط می‌شود.
امکان یادداشت، ضمایم و الحاقیه‌های قرارداد و... نیز در دوات وجود دارد.
امکان گرفتن گزارش با فیلتر مدنظر و بسیاری امکانات دیگر!
۳- نرم افزار مدیریت قرارداد دوات چگونه احراز هویت میکند؟
احراز هویت اشخاص در نهادی دولتی که در قانون به آن اشاره شده است به نام مرکز صدور گواهی امضا الکترونیکی امضا ریشه انجام می‌شود. پس از احراز هویت، برای شما گواهی امضا الکترونیکی صادر می‌شود و با آن می‌توانید بر قراردادها امضا الکترونیکی مطمئن که از اعتباری برابر با امضا در دفاتر اسناد رسمی برخوردار است را بزنید!
۴- آیا امضا الکترونیکی دوات گواهی افتا را دارد؟
بله- امضا الکترونیکی دوات دارای مجوز افتا ریاست جمهوری است.
۵- آیا می‌توان از هرجایی که هستیم و حتی از خارج کشور قراردادها را امضا الکترونیکی بزنیم؟
بله- شما از هرجایی که هستید یه وسیله تلفن همراه خویش، می‌توانید قراردادهای موردنظر را امضا کنید!
